Dokumentenscanner Vergleich

• Das Wichtigste in Kürze
• Mit Dokumentenscannern lassen sich papierhafte Unterlagen digitalisieren. Mobile Versionen zeichnen sich durch ihre besonders kompakten Maße aus.
• Einige Modelle erstellen nicht nur ein digitales Abbild, sondern erfassen dank OCR-Texterkennung sogar Buchstaben und machen den Text damit editierbar.
• Sofern die Texterkennung funktioniert, kann in Dokumenten oder auch auf dem gesamten Computer nach Stichworten gesucht werden.
• Manche Ausführungen verfügen über einen großen Dokumenteneinzug. Damit eignen sie sich für den Büroeinsatz, bei dem oft große Mengen gescannt werden.
• Zum Teil sind Dokumentenscanner netzwerkfähig und können somit von mehreren Computern aus angesteuert werden. Andere können die Ergebnisse in eine Cloud uploaden.
• Die meisten Modelle bearbeiten maximal das Format DIN A4. Einige wenige Modelle eignen sich auch für größere Formate, etwa DIN A3.

Was ist ein Dokumentenscanner?

Auch in der zunehmend digitalisierten Welt gibt es noch immer eine Reihe an Dokumenten, die wie selbstverständlich in Papierform im Umlauf sind. Egal ob Arbeitsvertrag, Schulzeugnis, Mietvertrag oder Vouchers für den nächsten Urlaub – diese Dokumente liegen in der Regel nicht digital vor. Nachweise wie Kassenbons oder Rechnungen sowie Kontaktdaten in Form von Visitenkarten sind ebenfalls papierhafte Dokumente, die immer dann nicht dabei oder auffindbar sind, wenn man sie gerade braucht.

Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die Papierdokumente zunächst digitalisiert, also eingescannt werden. Dann sind sie als digitale Kopie, also als Bild verfügbar. Viele Dokumentenscanner gehen in ihrer Funktion aber noch ein ganzes Stück weiter: Dank OPR-Texterkennung werden Buchstaben und Zahlen erfasst und digitalisiert. In diesen Fällen können sie an einem zuvor ausgedruckten Dokument weiterarbeiten oder auf dem Computer nach in Dokumenten enthaltenen Stichworten suchen.

In digitaler Form können sie effizienter sortiert, einfacher mitgeführt oder in einer Cloud abgespeichert von überall aufgerufen werden. Die meisten Modelle ermöglichen dank Einzug das stapelweises Einlesen, sodass ganze Akten in einem Arbeitsschritt digitalisiert werden können, ohne dass Schluss mit unendlich hohen Aktenbergen und dem stundenlangen Suchen nach dem benötigten Blatt Papier.

Unterschiede zu anderen Scannertypen

Die Vorteile von Dokumentenscannern im Vergleich zu herkömmlichen (Flachbett-)Scannern liegt darin, dass sie für das massenweise Digitalisieren von Schriftstücken aller Art ausgelegt sind. Entscheidender Faktor ist der Dokumenteneinzug: In diesen lässt sich ein ganzer Stapel Papier – meist um die 50 bis 100 Seiten – einlegen. Auch verschiedene Papierstärken sind für gewöhnlich kein Problem: Vom dünnen Durchschlag über dickeres Kopierpapier bis hin zu Visiten- und sogar Bankkarten wird alles eingezogen und abgelichtet, um dann an der Unterseite wieder ausgegeben zu werden.

Dabei werden die Informationen auf den Seiten digitalisiert. Auf diese Weise lassen sich sehr große Mengen an Unterlagen ohne größere Mühe einlesen. Man stelle sich nur vor, man müsse jede Seite einzeln auf das Scanglas legen – und zwar richtigherum sowie möglich gerade ausgerichtet. Auch die Texterfassung per OCR-Software ist ein Feature, das vor allem bei Dokumentenscannern weit verbreitet ist. Heraus kommt eine PDF-Datei, in der sie mittels der Suchfunktion gezielt nach Stichwörtern filtern können, um gesuchte Informationen deutlich schneller zu finden.

Allrounder: Mix aus Flachbett- und Dokumentenscanner

Bei einem solchen Modell wie beispielsweise dem HP Scanjet Pro 2500f1 handelt es sich um einen Flachbettscanner mit Deckel, der an der Deckeloberseite zusätzlich über einen Dokumenteneinzug verfügt. Somit lassen sich sowohl mehrere Seiten in den Einzug legen als auch über das Scanbett aufgeklappte Buch- oder Doppelbuchseiten digitalisieren, was mit den meisten Einzug-Modellen nicht möglich ist.

Mobile Scanner

Bei mobilen Dokumentenscannern oder Mini-Dokumentenscannern handelt es sich um besonders kompakte Modelle, die sich für den Einsatz im Homeoffice oder bei Kundenterminen eignen. Die kleinsten Modelle haben Abmessungen von durchschnittlich 27,0 x 5,0 x 3,5 Zentimetern und ein Gewicht von etwa 300 Gramm. Damit sind sie transportabel und passen sogar in eine Tasche oder einen Rucksack.

Die meisten dieser Mini-Varianten werden nicht über ein Netzteil mit Strom versorgt, sondern greifen auf ein USB-Kabel zur Energieversorgung zurück. Das ist besonders praktisch, weil kein schweres und sperriges Ladekabel mit Netzteil transportiert werden muss. Durch die geringere Stromzufuhr im USB-Betrieb sinkt aber auch die Arbeitsgeschwindigkeit. Modelle, die über den USB-Anschluss mit Strom versorgt werden, können weniger Seiten pro Minute scannen. Oftmals verfügen Geräte, die speziell für den mobilen Einsatz konzipiert wurden, über eine Tragetasche, in der sich das Gerät nebst Zubehör sicher verstauen lässt.

Die wichtigsten Kaufkriterien

Bei der Wahl des passenden Geräts gibt es eine Menge Kriterien, die für den Kauf eines bestimmten, auf die individuellen Bedürfnisse ausgelegten Modells sprechen. Zu nennen sind hier der Einsatzzweck, die voraussichtliche Anzahl der einzulesenden Seiten, die Scanqualität, also die Auflösung, in der die digitalisierte Datei vorliegen soll, und die Frage, ob beziehungsweise wie die Texterkennung genutzt wird und wie die Ergebnisse verwendet werden sollen.

Auflösung

Eines der wichtigen Kaufkriterium ist die maximale Auflösung, die der Dokumentenscanner beim Einlesen von Dokumenten abtasten kann. Die Mehrzahl der Geräte bietet eine Auflösung von 600 dpi. Wenn Sie ausschließlich Schwarz-Weiß-Dokumente einscannen, können günstigere Einsteigergeräte mit einer Erfassungsrate von 300 dpi noch ausreichend sein. Modelle mit höheren Auflösungen sind für den Zweck der Dokumentendigitalisierung meist überdimensioniert und heben sich im Kaufpreis von den anderen Modellen ab. Scanner mit hohen Auflösungen sind vor allem dann das Mittel der Wahl, wenn Fotos digitalisiert werden sollen.

Papiereinzug (ADF)

Haben Sie mit größeren Dokumentenmengen zu tun, ist ein automatischer Papiereinzug Gold wert: In diesem Fall müssen Sie nicht jede einzelne Seite auf das Scanglas legen, sondern geben einen Stapel von beispielsweise 50 oder 100 Seiten gleichzeitig in einen Schlitten ein. Das Gerät mit der auch als Stapelverarbeitung bezeichneten Funktion wird nun nacheinander alle Seiten, beginnend mit dem obersten Blatt einziehen, bis der Stapel abgearbeitet ist. Das spart Arbeit, Zeit und Nerven.

Gerade, wenn oft längere Verträge oder sonstige Dokumente in Massen digitalisiert werden müssen, sollten Sie Ihre Modellwahl entsprechend ausrichten. Einige Hersteller geben eine Empfehlung für ein Tagesmaximum an scanbaren Seiten an. Der Wert ist eine ziemlich gute Richtschnur, nachdem man die Leistungsfähigkeit des Geräts abschätzen kann. Die Funktion wird auch als „Automatic Document Feeder“ (ADF) bezeichnet.

Scan-Geschwindigkeit

Sofern Sie nur gelegentlich ein oder zwei Seiten digitalisieren wollen, spielt die Scan-Geschwindigkeit eine eher untergeordnete Rolle. Sollen beispielsweise im Bürokontext größere Mengen digitalisiert werden, beispielsweise ganze Regale voller Aktenordner, ist die Scangeschwindigkeit deutlich relevanter. Die Zahl der erfassbaren Seiten pro Minute variiert meist zwischen 20 und 40 Seiten. Einige Modelle bieten die Option, noch mehr Seiten pro Minute einzulesen, wenn die Qualität gesenkt wird. So schafft etwa das Modell Plustek PS186 50 Seiten pro Minute, wenn der Modus „Graustufen bei 200 dpi“ ausgewählt wird. Bei Modellen wie dem imageFORMULA DR-M260 schafft sogar 60 bis 120 Seiten, abhängig von Art der Texte und Grafiken.

Noch schneller im Duplex-Modus

Manche Dokumentenscanner verfügen über zwei Scanzeilen. In diesem Fall können in einem Arbeitsschritt Informationen von der Vorder- sowie der Rückseite eines Blatts eingelesen und digitalisiert werden, ohne dass das Blatt gewendet werden muss. Das bedeutet, dass sich die Anzahl der Seiten verdoppelt – ungeachtet dessen, dass das manuelle Umdrehen einer Seite deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt. Bei „schnellen“ Geräten, die 30 oder 40 Seiten pro Minute bearbeiten, können Sie davon ausgehen, dass es sich um Duplex-Modelle handelt.

Unterstützte Papierformate

Das am weitesten verbreitete Papierformat ist DIN A4: Egal ob Infoschreiben, Angebot, Rechnung oder Mahnung – die meisten dieser Schreiben, die auch oft per Post verschickt werden, versenden und empfangen Geschäftspartner im Standardformat für Druckerpapier, DIN A4. Auch Zeitschriften haben oftmals dieses Format.

Weitere potenziell unterstützte Papierformate und Beispiele für Unterlagen:

• DIN A3: Zeitungen, Musiknoten, Landkarten, Kalender oder Filmplakate in größerem Format
• DIN A5: Notizblöcke, Prospekte, kleine Schulhefte
• DIN A6: Flyer, Postkarten, Taschenbücher, Notizblöcke, Überweisungsnachweise
• DIN A8: Kreditkarten, Ausweise, Führerscheine, Visitenkarten, Vokabelkarten, Spielkarten
• DIN B4: Zeitungen, Karten, Noten
• DIN B5: Bücher
• DIN B6: Bücher

Erkennen von Fehlern beim Einzug

Viele Modelle verfügen über einen Ultraschall-Sensor, der ermittelt, wenn ungewollt zwei Seiten gleichzeitig eingezogen wurden. In diesem Fall stoppt das Gerät und meldet akustisch sowie per Fehlermeldung, dass etwas schief gegangen ist. Nun können NutzerInnen den Doppeleinzug manuell korrigieren und damit verhindern, dass beim massenhaften Einzug eine Seite ungewollt übersprungen wird. Diese Funktion lässt sich optional deaktivieren. Das kann zum einen beim gewollten Einlesen von Seiten mit aufgeklebten Kassenzetteln nötig sein und zum anderen, wenn laminierte Seiten oder lose Belege, die in mitgelieferten Scantaschen gegeben wurden, eingelesen werden sollen.

Automatische Fehlerkorrektur

Eine automatische Fehlerkorrektur erkennt Lochungen, Knicke oder Büroklammern und entfernt diese aus den digitalen Abbildern. Teilweise werden auch Seiten, die kopfüber eingelegt wurden, erkannt und der Scan automatisch um 180 Gard gedreht. Auch gibt es Modelle, die leere Seiten erkennen und aus dem gescannten Gesamtdokument entfernen können.

USB-Schnittstellte

Die USB-Schnittstelle erlaubt einerseits die direkte Verbindung mit einem Computer, sodass sowohl der Befehl zum Scannen als auch die Übertragung der gescannten Seiten auf diesem Wege erfolgen kann. Alternativ kann der Vorgang über entsprechende Funktionstasten am Scanner selbst ausgelöst werden. Andererseits ist es über den USB-Port möglich, Scans ohne Computer zu speichern. Verbinden Sie dafür einen USB-Stick mit dem USB-Port des Gerätes und starten Sie den Vorgang. Die Daten werden in diesem Fall nicht auf einen Computer, sondern direkt auf das Flash-Laufwerk übertragen und lassen sich später auf einem kompatiblen Gerät weiterverarbeiten.

Netzwerkfähigkeit

Soll der Scanner von mehreren Personen im Haushalt oder Büro genutzt werden, bietet es sich an, dass sich dieser in ein Heimnetzwerk integrieren lässt. In diesem Fall lässt er sich von allen verbundenen Geräten aus ansprechen; entsprechend können die Scans von all diesen empfangen werden. Die Verbindung kommt entweder per Kabel (LAN) oder drahtlos (WLAN) zustande. Auf diese Weise mit einem Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone verbunden lassen sich die Dateien direkt in einen Cloud-Speicherdienst hochladen. Dort sind sie nicht nur bestens vor Verlust geschützt, sondern auch weltweit und geräteunabhängig abrufbar.

Akku

Einige wenige Modelle sind mit einem Akku ausgestattet. Funktionieren sie darüber hinaus mit einer Drahtlostechnologie wie WLAN, ist mobiles Arbeiten komplett ohne Kabelsalat möglich und noch dazu, ohne auf eine Steckdose in der Nähe angewiesen zu sein – sei es aus dem Dienstwagen, für Präsentationen und Vorträge oder auf Messen. So sind Angebote, Visitenkarten und Bestelllisten in Kürze digitalisiert. Ein Modell, das diese Arbeitsweise beherrscht, ist der Fujitsu ScanSnap iX100.

Dateiformat-Schnittstellen

Soll direkt in Drittanbieter-Software wie Photoshop oder Paperport gescannt werden, ist es wichtig, bei der Modellwahl darauf zu achten, dass die digitalen Dateiformat-Schnittstellen WIA, TWAIN und ISIS unterstützt werden. Liegt keine Kompatibilität vor, kann das Importieren in diese Softwares erschwert oder eingeschränkt beziehungsweise unmöglich sein.

Druckfunktion

Einige Geräte können nicht nur scannen, sondern auch drucken. Bei den sehr kompakten Modellen ist es aus Platzgründen nicht möglich, die notwendige Technik unterzubringen, doch bei größeren Modellen oder All-in-one-Standgeräten für den Bürogebrauch ist diese Funktion oftmals vorhanden. Damit lässt sich schnell ein Dokument kopieren oder vom Computer ausdrucken.

Wie viel kosten Dokumentenscanner im Durchschnitt?

Für mittelgroße Dokumentenscanner mit Dokumenteneinzug müssen sie im Durchschnitt eine Investition zwischen 400 und 800 Euro einplanen. Mini-Scanner bekommen Sie teilweise schon für 200 bis 300 Euro. Es kann jedoch sein, dass Sie bei den sehr kompakten Modellen auf die Unterstützung von Schnittstellen wie TWAIN, ISIS oder WIA verzichten müssen. Am günstigen sind Flachbettscanner, die in vielen Privathaushalten verbreitet und für weniger als 100 Euro erhältlich sind. Da jede Seite einzeln auf das Scanglas gelegt werden muss, sind diese preislich attraktiven Modelle für das massenweise Digitalisieren von Dokumenten allerdings ungeeignet. Große Modelle für das professionelle Arbeiten in Büros, die meist über Scan-, Druck-, Kopie- und Fax-Funktionalität verfügen und von vielen Angestellten am Tag massenhaft frequentiert werden, sind ab vierstelligen Beträgen zu haben.

Weiterführende Testberichte

Achtung: Hierbei handelt es sich um einen Vergleich. Wir haben Dokumentenscanner nicht selbst getestet.

Zwar testete die Stiftung Warentest eine Menge Scanner, eine eigene Testreihe zu Dokumentenscannern gibt es allerdings bislang nicht auf der Website. Dafür wurden wir auf der Homepage der IT-Nachrichtenseite heise online fündig. In einem 2021 erschienen Artikel testeten die RedakteurInnen sechs Dokumentenscanner zu Preisen von bis zu 500 Euro. Alle Modelle verfügen über zwei Scanzeilen. Sie sind also in der Lage, Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsschritt zu erfassen, ohne dass die Seite umgedreht werden muss.

Die heise-RedakteurInnen küren keinen Testsieger, sondern zeigen für verschiedene Nutzergruppen jeweilige Geräteempfehlungen auf. Soll das Gerät im Büro aufgestellt und von mehreren KollegInnen gleichzeitig genutzt werden, empfehlen sich die netzwerkfähigen Modelle Brother ADS–2400N und Epson WorkForce DS–730N. Gerade das erste Modell kann laut der TesterInnen in vielen Fällen erfreulicherweise schon für Preise um die 350 Euro gefunden werden.

Der Avision AV332U bietet nach Angaben der TesterInnen das beste Preis-Leistung-Verhältnis. Intuitive Bedienung wird beim Fujitsu ScanSnap Ix1400 geboten. Als mobile Lösung und damit besonders fürs Homeoffice geeignet erweist sich das Modell Epson WorkForce DS-310.

AnwenderInnen, die vor allem die Texterkennung nutzen wollen, setzen den TesterInnen zufolge am besten auf die Modelle Avision AV332U oder Brother ADS-2400N. Hier wurde diese Funktionalität als „gut“ bewertet. Das Modell Plustek SmartOffice PS186 schneidet in diesem Bewertungskriterium „schlecht“ ab. Sollen also vor allem durchsuchbare PDF-Dateien erstellt werden, fällt die Wahl eher auf ein anderes Modell.

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